Introducción
La ISO (Organización Internacional de Normalización) ha publicado,con fecha de 12 de marzo de 2018, la nueva norma ISO 45001, para los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Esta norma se convierte en el primer estándar internacional que establece los requisitos para llevar a cabo la implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Como el resto de normas ISO, la ISO 45001, es de carácter voluntario y con su adopción, las organizaciones proporcionan lugares de trabajo seguros y saludables, en los cuales se previenen lesiones y daños a la salud, que están vinculados con el trabajo. Del mismo modo, este estándar mejora el desempeño de SST
“Este nuevo documento persigue reducir las cifras y el impacto que generan las casi 3 millones de personas que mueren al año como consecuencia de enfermedades o accidentes laborales.”
La elaboración de la norma se ha realizado debido a que no existía una norma de carácter internacional para tratar la seguridad y salud ocupacional. Hasta el momento de su publicación, las organizaciones podías implantar los requisitos establecidos por la norma OHSAS 18001, que es de origen británico, pero que con el paso del tiempo ha adquirido una importante relevancia a nivel internacional.
La norma tenía prevista su publicación para el año 2016, pero el proceso de elaboración se ha extendido en el tiempo dos años más de lo que se esperaba. En su elaboración han colaborado más de 100 expertos de 70 países.
Los principales objetivos que persigue ISO con esta norma ISO 45001 son:
- Mantener la aplicabilidad de la norma.
- Proporcionar un conjunto básico estable de requisitos para los próximos años.
- Seguir siendo genérico, y aplicable a organizaciones de todos los tamaños y tipos y que operen en cualquier sector.
- Aplicar el Anexo SL de las Directivas ISO para mejorar la compatibilidad y la alineación con otras normas ISO de sistemas de gestión.
- Usar un lenguaje simple y un estilo de escritura que faciliten una comprensión e interpretación coherente de los requisitos.
- Proporcionar un marco de referencia para gestionar los riesgos y oportunidades para la SST.
- Prevenir lesiones y daños en la salud que estén vinculados con el trabajo de los trabajadores
- Proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables
- Suprimir peligros y reducir los riesgos para la SST llevando a cabo medidas de prevención y protección
- Gestionar los riesgos de la seguridad y salud en el trabajo
- Cumplir con los requisitos legales y otros requisitos
Factores de éxito de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo
Las claves para garantizar una buena mplementación y mantenimiento.
Implementar un sistema de gestión de SST en las organizaciones es una decisión estratégica y operacional que hay que meditar.
Los factores clave del éxito de esta implementación, mantenimiento, eficacia y su capacidad para alcanzar los resultados dependen de:
- El liderazgo, compromiso, responsabilidades y las rendiciones de cuentas a la alta dirección.
- El desarrollo, liderazgo y fomento de una cultura organizacional por arte de la alta dirección, la cual favorezca los resultados esperados del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
- La comunicación interna y externa.
- La consulta y la participación de los trabajadores de la organización y en caso de que existan, los representantes de los trabajadores.
- Los recursos necesarios para mantener en el tiempo el sistema.
- Las políticas de seguridad y salud, que además deberán ser compatibles con los objetivos definidos y la dirección estratégica de la organización.
- Los procesos que permitan establecer los peligros, vigilar los riesgos de SST y explotar las oportunidades para el sistema.
- La evaluación del desempeño y de el seguimiento que se realiza al sistema para que este logre mejoras en su funcionamiento.
- La integración del propio sistema de seguridad y salud ocupacional con el resto de los procesos de la organización.
- Los objetivos del sistema de SST que deben establecerse de forma coherente a la política y oportunidades de SST de la organización.
- El cumplimiento tanto de los requisitos legales como la de otros requisitos.
Anexo SL
La Estructura de Alto Nivel que facilita la integración con otros sistemas
¿Qué es el Anexo SL?
El Anexo SL es un documento publicado a finales del 2012, que está teniendo gran impacto en organizaciones, consultores, organismos deacreditación, auditores y redactores de normas de Sistemas de Gestión.
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Esto se debe a que desde este momento todas las normas que se publiquen o revisen a partir de la publicación del Anexo SL deben de hacerlo bajo esta guía.
El Anexo SL constituye el pilar actual de la normalización de los estándares de sistemas de gestión para lograr una estructura uniforme, un marco de sistemas de gestión genérico, que sea más fácil de manejar y otorgue un beneficio de negocio a aquellas empresas que cuentan con varios sistemas de gestión integrados.
En el futuro toda norma de sistemas de gestión debería ser coherente y compatible, mediante una misma estructura además de tener, en la manera que sea posible, un texto idéntico y criterios comunes respecto a términos y definiciones empleadas.
En definitiva, el Anexo SL hará que las normas tengan:
- Una estructura común (estructura de alto nivel HSL)
- Parte de su texto idéntico
- Y definiciones comunes
¿Para qué sirve el Anexo SL?
El Anexo SL sirve para mejorar la coherencia y armonización de las normas de sistemas de gestión ISO, proporcionando una estructura de alto nivel, texto básico idéntico y términos comunes y definiciones básicas.
El objetivo es que todas las normas de sistemas de gestión ISO estén alineadas y la compatibilidad de las mismas se mejore
Este enfoque común a las nuevas normas de sistemas de gestión y a las futuras revisiones de las ya existentes incrementará el valor de las mismas a los usuarios.
Será especialmente útil para aquellas organizaciones que opten por operar con un sistema de gestión integrado pudiendo así satisfacer las necesidades de dos o más normas de sistemas de gestión de forma simultánea.
En definitiva, el Anexo SL aporta coherencia y compatibilidad entre otros sistemas de gestión, y simplifica en gran medida posibles duplicidades y confusión en el proceso de implantación de sistemas de gestión en base a varias normas en una misma organización.
“La Estructura de Alto Nivel facilita la integración entre Sistemas, evitando duplicidades y simplificando la gestión.”
Anexo SL: Estructura de Alto Nivel (HSL)
El Anexo SL marca la estructura y los capítulos de la norma definiendo la denominada Estructura de Alto Nivel (HSL), que se compone de:
Cláusula 1 – Alcance
El alcance es específico para cada disciplina, probablemente con algún texto idéntico. Definirá los resultados esperados de la norma del sistema de gestión.
Cláusula 2 - Referencias normativas
Cada disciplina contendrá la normativa específica aplicable.
Cláusula 3 - Términos y definiciones
Incluye los términos y definiciones comunes básicas más las propias de cada disciplina. Estos conceptos constituyen una parte integral del texto común para las normas de sistemas de gestión.
Cláusula 4 - Contexto de la organización
La organización determinará las cuestiones que desea resolver, planteará cuáles son los impactos que genera y obtendrá los resultados esperados. Para ello este capítulo habla sobre la necesidad de comprender la organización y su contexto, comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas y determinar el ámbito de aplicación del sistema de gestión.
Cláusula 5 – Liderazgo
Aparece como una reiteración de las políticas, funciones, responsabilidades y autoridades de la organización, y sobre todo enfatiza el liderazgo no solo la gestión.
Esta cláusula aporta protagonismo a la alta dirección que a partir de ahora deberá tener mayor nivel de participación en el sistema de gestión. Entre las responsabilidades de esta figura está la de informar a todos los miembros de la organización de la importancia del sistema de gestión y fomentar la participación.
Cláusula 6 – Planificación
Este punto incluye el carácter preventivo de los sistemas de gestión, trata los riesgos y oportunidades que enfrenta la organización. La planificación abordará qué, quién, cómo y cuándo, aunque no sea fácil de entender. Proporciona más facilidad de comprensión a la acción preventiva y correctiva.
Cláusula 7 – Soporte
Habla de aspectos como recursos, competencia, conciencia, comunicación o información documentada, que constituyen el soporte necesario para cumplir las metas de la organización.
Cláusula 8 – Operación
Es la cláusula en la que la organización planifica y controla sus procesos interno y externos, los cambios que se produzcan y las consecuencias no deseadas de los mismos.
Cláusula 9 - Evaluación del desempeño
Habla de seguimiento, medición, análisis y evaluación, auditoría interna y revisión por la dirección. Es decir, esta cláusula define el momento de comprobar el rendimiento, de determinar qué, cómo y cuándo supervisar o medir algo.
En las auditorías internas, por su parte, obtenemos información sobre si el sistema de gestión se adapta a los requisitos de la organización y la norma se aplica eficazmente.
Cláusula 10 – Mejora
Aborda las no conformidades, acciones correctivas y mejora continua. Los sistemas de gestión nos invitan a hacer cosas realmente para que el sistema sea una verdadera mejora. Es el momento de afrontar no conformidades y emprender acciones correctivas
Estructura de ISO 45001
10 puntos de requisitos
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Principales cambios entre OHSAS 18001 y ISO 45001
¿En qué se diferencian los dos estándares?
Principales cambios entre ISO 45001 y OHSAS 18001
Cambios Clave de ISO 45001:2018
Novedades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Contexto de la organización
El contexto de la organización es un apartado novedoso, se aloja en el numeral 4, y nos habla de la necesidad de considerar el contexto socioeconómico de la organización y su relación con las partes interesadas, tanto internas como externas. En esta cláusula se expresa la necesidad de analizar el contexto de la organización, su visión, misión, amenazas y oportunidades, debilidades y fortalezas, para identificar problemas y necesidades que puedan causar impacto en la planificación del SGC.
Se compone de 4 subapartados:
- 4.1. Comprensión de la organización y su contexto
- 4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y otras partes interesadas
- 4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de SST
- 4.4. Sistema de gestión de SST
La principal novedad de este capítulo está expresada por la necesidad de determinar las cuestiones externas e internas relevantes para el propósito de la organización y su dirección estratégica y que puede afectar a su capacidad para lograr el resultado deseado en nuestro sistema de gestión. Cuando hablamos de contexto externo nos referimos a tendencias sociales, políticas, económicas, cambios tecnológicos, tendencias de mercado, cambios legales, etc. Y respecto al contexto interno nos referimos a valores, conocimientos, desempeño, cultura organizacional, etc.
Alta Dirección
Una de los temas más llamativos es que ISO 45001 no exige un representante de la dirección
Le da especial importancia a que es la alta dirección la que debe rendircuentas sobre el sistema de gestión de SST, de hecho, le dedica un capítulo
La cláusula dedicada al papel de la alta dirección es el número 5 “Liderazgo”. Se trata de un liderazgo y un compromiso con el SG SST
ISO pretende que la alta dirección se implique más en el sistema de gestión, demostrando su liderazgo, y determinando los riesgos y oportunidades que puedan afectar a la seguridad y salud ocupacional.
La cuestión que surge con todo esto es qué hacer con el representante de la dirección.
Las organizaciones pueden optar por eliminar el rol del representante de la dirección, asumiendo la alta dirección el liderazgo del sistema y existiendo un cargo de “gestor” del mismo.
Las acciones que requieren del representante de la dirección en ISO 45001 no desaparecen al suprimir este rol, siguen y lo asume la alta dirección.
No es obligatorio eliminar el rol de representante de la dirección si este tiene valor agregado en la compañía.
Lo importante es definir un método que asegure que los líderes de la compañía gestionan los requisitos característicos del rol del representante de la dirección.
Partes interesadas
El numeral 4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y otras partes interesadas establece que la organización debe determinar:
- Las partes interesadas, además de los empleados que son pertinentes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Las necesidades y expectativas pertinentes de los empleados y otras partes interesadas.
- Cuáles de estas necesidades y expectativas son, o podrían convertirse, en requisitos legales y otros requisitos.
Un buen momento para revisar la información sobre las partes interesadas es la revisión por la dirección, sobre todo en empresas que no cuentan con procesos formales de planificación estratégica.
Riesgos y oportunidades
Cuando se planifica el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, la empresa tiene que considerar las cuestiones que se refieren al apartado 4.1, los recursos referidos en los apartados 4.2 y 4.3, además se tiene que determinar los riesgos y las oportunidades que se necesitan abordar con el fin de:
- Asegurar que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que puede conseguir los resultados previstos
- Prevenir y minimizar los efectos no deseados.
- Conseguir la mejora continua.
Planificación de acciones
En la norma se introduce en el apartado 6.1.4. la planificación de acciones. En dicho apartado se indica que a empresa tiene que planificar:
- Las acciones para abordar todos los riesgos y oportunidades, enfrentarse a los requisitos legales y estar preparado para responder ante situaciones de emergencias.
- La forma de integrar las acciones en los procesos del sistema de gestión y evaluar la eficacia de las acciones.
- La empresa debe tener en cuenta la jerarquía de los controles y las salidas del sistema de gestión cuando planifique las tomas de decisiones.
- Al planificar las acciones se tiene que considerar las mejores prácticas, la opción tecnológica y los requisitos.
Procesos externalizados
Los procesos externalizados es uno de los aspectos destacables del capítulo 8, concretamente se controlan bajo el epígrafe 8.1.4.2. Contratistas y 8.1.4.3. Contratación externa
La norma, habla de organizaciones ajenas a la nuestra que pueden realizar productos o prestar servicios en nuestro nombre, es decir trata la subcontratación de procesos o subprocesos. Al fin y al cabo, se trata de una ampliación del concepto de proveedores
Información documentada
A lo largo de todo el texto de la norma ISO 45001 se habla de información documentada, desaparecen los términos documentos y registros
La información documentada hace referencia a toda aquella información requerida para controlar y mantener determinados aspectos en una organización, así como al medio en el que está contenida.
Como se ha dicho, este concepto aparece continuamente en la norma, para hacer referencia a todos los elementos que se deben documentar en un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.
En el capítulo 7.5 de la norma se encuentran las indicaciones para crear y actualizar esta información y controlarla. Se trata de un apartado nuevo que sustituye al 4.4.4. Documentación de la OHSAS 18001.
Mejora
En la cláusula 10 se establece que la organización tiene que definir las oportunidades de mejora e implantar las acciones necesarias para conseguir los resultados previstos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Periodo de migración entre OHSAS 18001 y ISO 45001
¿Cómo realizar la migración de un estándar a otro?
El Foro Internacional de Acreditación (IAF) en colaboración con el grupo de trabajo de OHSAS e ISO ha elaborado un documento para proporcionar asesoramiento a las partes interesadas que estén involucradas en el proceso de migración de OHSAS 18001 a ISO 45001. En dicho documento se identifican las actividades a tener en cuenta por las partes interesadas y además permite una mayor comprensión del contexto de ISO 45001.
El Grupo de Proyecto OHSAS ha revisado y respaldado por completo la ISO 45001: 2018 como sustituta de OHSAS 18001: 2007. Por lo tanto, tras la publicación de ISO 45001, el estado oficial de OHSAS 18001: 2007 es de “retirado” pero hay que tener en cuenta que el periodo de migración que se ha establecido es de tres años tras la publicación de la nueva norma.
Tres años después de la publicación del estándar ISO 45001:2018, la OHSAS 18001:2007 dejará de ser válida y todos los certificados que existan en base a ella quedarán anulados.
Debemos saber que las entidades de certificación no pueden conceder ninguna certificación hasta que no estén completamente acreditados para ello. Tal acreditación puede conseguirse desde la publicación de ISO 45001 en marzo de 2018.
Todo esto se traduce, en que los 3 años de migración han comenzado el 12 marzo de 2018 y terminarán el 12 de marzo de 2021. Tras marzo de 2021, las certificaciones de OHSAS 18001:2007 dejarán de ser válidas.
Las organizaciones certificadas en OHSAS 18001:2007 y que tengan que afrontar la migración hacia la nueva ISO 45001 deberán:
- Identificar las deficiencias de la organización para abordarlas y hacer más eficaz la implantación de los nuevos requisitos
- Desarrollar un plan de implementación
- Proporcionar capacitación y sensibilización a las partes interesadas que tienen influencia en la eficacia de la organización.
- Actualizar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización para cumplir con los nuevos requisitos y proporcionar un sistema funcional.
- Desarrollar un plan de implementación
- Contactar con la entidad de certificación pertinente para solucionar posibles problemas y acordar los pasos necesarios para la migración.